Executive Assistant / Management Assistant (m/w/d)

Wien

lawyers & more – wir suchen die besten Köpfe – für den besten Arbeitgeber – heute und morgen.


Unser Auftraggeber ist eine international agierende Wirtschaftskanzlei mit klarem Anspruch auf Exzellenz – und Wien als Headquarter und Herzstück des Netzwerks. Als Teil der Geschäftsleitung dieses Umfelds mitzuwirken, bedeutet mehr als nur klassische Assistenz: Es geht um strategisches Denken, volle Verantwortung, absolute Diskretion – und darum, immer zwei Schritte voraus zu sein. Für diese hochkarätige Vertrauensposition suchen wir eine Executive Assistant auf Top-Niveau.

Das Angebot:

  • Eine Position auf C-Level in einer der renommiertesten Wirtschaftskanzleien Mitteleuropas
  • Direkte Zusammenarbeit mit dem Managing Partner – vertrauensvoll, eigenständig, strategisch
  • Ein internationales Umfeld mit flachen Hierarchien und hoher Dynamik
  • Ein außergewöhnliches Maß an Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
  • Ein wertschätzendes Team mit Handschlagqualität und Ambition
  • Zahlreiche Benefits, erstklassige Infrastruktur und ein Büro im Herzen Wiens
  • Langfristige Perspektive und ein Gehalt, das Ihrer Leistung gerecht wird


Ihre Aufgaben:

  • Umfassende Entlastung der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Agenden
  • Eigenständiges E-Mail-Management und Kommunikationssteuerung
  • Planung, Koordination und Nachbereitung komplexer Termin- und Meetingstrukturen
  • Organisation nationaler und internationaler Geschäftsreisen inkl. Logistik und Detailplanung
  • Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen Partner, Teams und Mandant:innen
  • Dokumentenmanagement auf höchstem Niveau (inkl. ADVOKAT, Schreiben nach Diktat, Leistungserfassung)
  • Vertrauliche Koordination privater Termine und Projekte des Managing Partners
  • Repräsentation nach innen und außen – als loyale, souveräne und verbindliche Stimme des Partners
  • Reisebereitschaft: Monatlich rd. 1x Begleitung des Managing Partners auf Geschäftsreise nach Dubai

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit juristischem oder wirtschaftlichem Bezug
  • Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren High-Level-Assistenzfunktion
  • Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Absolute Diskretion, Loyalität und ein professionelles Auftreten sind für Sie selbstverständlich
  • Souveräner Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit ADVOKAT
  • Exzellente organisatorische Fähigkeiten, vorausschauendes Denken und Hands-on-Mentalität
  • Stressresistenz, Verlässlichkeit und ein hoher persönlicher Qualitätsanspruch

Sie sind kein Mittelmaß. Und wollen auch keines unterstützen.

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über unser Online-Portal. Bitte übermitteln Sie uns Ihren Lebenslauf inkl. relevanter Dienst- und Ausbildungszeugnisse. Ihre Bewerbung wird selbstverständlich streng vertraulich behandelt.

Für diese Position ist bei Vollzeit ein Monatsbruttogehalt ab € 5.000,– vorgesehen – bei entsprechender Qualifikation besteht Bereitschaft zur deutlichen Überzahlung.